Auftragsverarbeitung für Kanzleien

1. Rollen und Gegenstand

Für den Betrieb der Plattform (Registrierung, Fallschilderung, KI-Einordnung, Anwaltssuche, Terminbuchung) ist die Fallheld GmbH als Betreiberin von Rechtigo datenschutzrechtlich selbst Verantwortlicher gegenüber dem Mandanten.

Ab Übernahme eines Falls durch die Kanzlei (Terminbestätigung bzw. Mandatsübernahme) verarbeitet die Fallheld GmbH die Fallakte – einschließlich Stammdaten des Mandanten, Fallschilderung/Fallbrief, Nachrichten (Chat), Dokumenten und Terminen – im Auftrag und nach Weisung der Kanzlei als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Die Kanzlei bleibt Herrin des Mandats.

2. Datenkategorien und betroffene Personen

Stammdaten des Mandanten (Name, Kontaktdaten), Falldaten (Schilderung, KI-Zusammenfassung, Rechtsgebiet, Fristen), Kommunikationsdaten (Nachrichten zwischen Kanzlei und Mandant über die Plattform, Terminhistorie), Dokumente der Fallakte sowie Abrechnungs-Metadaten. Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO, z. B. Gesundheitsdaten in Medizinrechtsfällen) können enthalten sein.

Betroffene Personen: Mandanten, deren Ansprechpartner sowie in Falldaten genannte Dritte.

3. Weisungen

Die Fallheld GmbH verarbeitet die Fallakte ausschließlich nach dokumentierten Weisungen der Kanzlei; die Nutzung der Plattformfunktionen (z. B. Export, Freigaben, Versand von Deckungsanfragen im Kanzleinamen) gilt als Weisung. Hält die Fallheld GmbH eine Weisung für rechtswidrig, informiert sie die Kanzlei unverzüglich.

4. Vertraulichkeit und Berufsgeheimnis (§ 203 StGB)

Alle bei der Fallheld GmbH mit der Verarbeitung befassten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Zusätzlich verpflichtet die Fallheld GmbH sämtliche mitwirkenden Personen und Dienstleister vor jedem Zugriff nach § 203 Abs. 4 StGB (Schutz von Berufsgeheimnissen) und belehrt über die Strafbarkeit einer Offenbarung. Diese Verpflichtungskette ist in allen Entwicklungs- und Dienstleisterverträgen der Fallheld GmbH verankert.

5. Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32 DSGVO)

Die Fallheld GmbH trifft technische und organisatorische Maßnahmen, u. a. Transportverschlüsselung (TLS), rollenbasierte Zugriffe (Fallakte nur für die mandatierte Kanzlei und den Mandanten), Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse (Audit-Log) und Backups.

Die vollständige Maßnahmenübersicht (u. a. Verschlüsselung, Lösch- und Berechtigungskonzept, Notfallplan) stellt die Fallheld GmbH Kanzleien auf Anfrage als Anlage bereit.

6. Unterauftragsverarbeiter

Die Fallheld GmbH setzt Unterauftragsverarbeiter nur mit vergleichbaren Pflichten (Art. 28, § 203 Abs. 4 StGB) ein. Die aktuelle Liste ist Bestandteil dieses Vertrags und wird unter rechtigo.de/unterauftragsverarbeiter geführt; Änderungen werden Kanzleien vorab angekündigt, mit Widerspruchsrecht binnen 30 Tagen.

7. Verarbeitungsort

Verarbeitung, Speicherung und Standorte grundsätzlich in der EU/dem EWR. Soweit einzelne Dienstleister Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten (z. B. SMS-Terminerinnerungen nach Opt-in des Mandanten, Zustellung von Web-Push-Hinweisen ohne Fallinhalt über den Push-Dienst des Browser- bzw. Geräteherstellers), ist dies in der Unterauftragsverarbeiter-Liste angegeben; Einzelheiten je Dienstleister ergeben sich aus dieser Liste.

8. Unterstützung der Kanzlei und Meldepflichten

Die Fallheld GmbH unterstützt die Kanzlei bei Betroffenenrechten (Auskunft, Löschung, Datenübertragbarkeit) und bei den Pflichten aus Art. 32–36 DSGVO. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten meldet die Fallheld GmbH der Kanzlei unverzüglich mit den Informationen nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO.

9. E-Mail-Benachrichtigungen

System-E-Mails an die Kanzlei enthalten weder Fallschilderungen noch Zusammenfassungen, sondern den Hinweis auf ein neues Ereignis nebst Termin-Eckdaten und Link. Einzelne Hinweise nennen Mandantennamen bzw. Falltitel (z. B. unterschriebene Vollmacht, täglicher Fristenzettel); Kopien von Eingängen zur Akte (z. B. Antworten von Versicherern) enthalten deren Text. Fallschilderungen sind ausschließlich im geschützten, login-pflichtigen Bereich einsehbar. Versand und Empfang der E-Mails laufen über den in der Unterauftragsverarbeiter-Liste genannten Mailanbieter.

10. Löschung, Rückgabe, Aufbewahrung

Nach Beendigung der Nutzung erhält die Kanzlei ihre Falldaten in einem gängigen Format; anschließend löscht die Fallheld GmbH die Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Aufbewahrungspflichten der Kanzlei (u. a. § 50 BRAO) bleiben unberührt.

11. Nachweise und Kontrollen

Die Fallheld GmbH weist die Einhaltung dieses Vertrags auf Anfrage nach (Dokumentation, Testate/Zertifikate, Auskünfte) und ermöglicht erforderliche Kontrollen unter Wahrung des Schutzes anderer Mandate.